Апостиль: вопросы и ответы

Вопрос:

Что такое апостиль?

Ответ:

Апостиль - специальный штамп,удостоверяющий подлинность имеющейся на документе подписи компетентного должностного лица и занимаемой им должности в отделе легализации, подписавшего документ, а также подтверждающий подлинность печатей и штампов уполномоченных органов государственной власти, которыми скреплен документ и подтверждающий их соответствие требованиям действующего законодательства исходящей страны с целью использования документа на территории другого государства. Апостиль не требует дальнейшего заверения или легализации, это окончательная форма установления подлинности документа.

Вопрос:

Для чего необходимо проставлять штамп «апостиль»?

Ответ:

Проставление штампа «апостиль» необходимо для легализации или, другими словами, придания документу юридической силы на территории другого государства (например, для заключения брака с гражданином другой страны или устройства на работу за рубежом). В таком случае – требуется осуществлять процедуру проставления штампа «апостиль» на документе. Если документ не легализован, он не имеет юридической силы и не может рассматриваться в другой стране в качестве правового инструментария. Юристы, в подобном случае, используют термин «документ нелегативен», т.е. не имеет юридической силы за пределами страны происхождения документа.

Вопрос:

Что такое упрощённая форма легализации?

Ответ:

Апостиль или упрощённая форма легализации. Апостиль - специальный штамп на официальных документах, выданных государственными органами стран, участниц Гаагской конвенции 1961 года, подтверждающий подлинность подписи должностного лица и печати имеющийся на документе. Проставить апостиль на документ возможно только в том случае, если он предназначен для предъявления в стране, подписавшей соглашение Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов совершённой 5 октября 1961 года, согласно которому и была введена упрощённая форма легализации или апостиль. На территории Российской Федерации конвенция стала действовать с 31 мая 1992 года. До принятия Гаагской конвенции, легализация представляла из себя длительную и сложную юридическую процедуру. Принятие новой формы легализации (апостиль) значительно упростило подтверждение подлинности документа. Именно поэтому апостиль ещё называют упрощённой формой легализации. Таким образом, апостиль освобождает министерства иностранных дел стран-участниц от длительной процедуры консульской легализации подлинности официального документа.

Вопрос:

Можно ли проставить апостиль на документе, который предназначен для использования в стране не подписавшей Гаагскую конвенцию 1961 года?

Ответ:

За редким исключением. Международное право запрещает подобную процедуру. В случае если страна, в которую будет отправлен документ, не является участником Гаагской конвенции, альтернативой апостилю служит процедура консульской легализации. Существует тип документов, которые не подлежат ни проставлению штампа «апостиль», ни консульской легализации. Консульская легализация заключается в юридическом удостоверении документа в Министерстве юстиции Российской Федерации, департаменте консульской службы при Министерстве Иностранных дел и в консульстве страны, в которую направляется документ. Некоторые, в основном коммерческие документы, например договор или инвойс не подлежат процедуре проставления штампа «апостиль» или консульской легализации. Такие документы передаются на рассмотрение в Торгово-промышленную палату Российской Федерации, а затем в консульство страны, в которой предполагается использование легализованного документа.

Вопрос:

Как проставляется штамп «апостиль»?

Ответ:

Штамп «апостиль»проставляется в любом свободном от текста месте или на оборотной стороне документа. Также допустимо проставление апостиля на отдельном листе. В этом случае лист, на котором поставлен апостиль, скрепляется и прошивается с документом специальной лентой и пронумеровывается. После проставления штампа «апостиль» место скрепления на последнем листе документа должно быть запечатано «звёздочкой» из плотной бумаги, поверх нее ставится печать. В завершение общее количество скреплённых листов заверяется подписью компетентного должностного лица, проставившего апостиль. Указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных листов.

Вопрос:

На какие документы проставляется штамп «апостиль»?

Ответ:

Штамп «апостиль» проставляется:

- на документах исходящих от административных, судебных органов и нотариуса; на документах исходящих от органов или от должностных лиц, подчиняющихся юрисдикции государственной власти; на свидетельствах, выданных в ЗАГС.

- на учредительных и уставных документах;

- на патентных или иных документах, исходящих от органов государственной власти или администрации;

- заверение подписи на документах, не подтверждённых нотариусом;

- на документах исходящие от Прокуратуры Российской Федерации или судебного исполнителя;

- подтверждение отсутствия зарегистрированного брака;

- на согласии родителей на выезд несовершеннолетнего ребёнка за пределы страны проживания;

- на документах на право на недвижимость для совершения сделок;

- на документах об образовании;

- на нотариально заверенную копию паспорта гражданина Российской Федерации.

Как правило, документ, на который необходимо проставить апостиль, обязательно должен быть переведён на язык страны, в которую будет предоставлен. Переведённый документ принимается соответствующими органами иностранных государств как с переводом штампа «апостиль», так и без перевода на язык страны назначения.

Обычно, проставление штампа «апостиль» осуществляется на нотариально заверенные копии документов.

Вопрос:

В каких случаях штамп «апостиль» проставляется на оригиналы документов?

Ответ:

Штамп «апостиль» проставляется в определённых случаях на оригиналы документов, составленных и выданных Министерством образования Российской Федерации и органами ЗАГС. На документах, выданных органами ЗАГС в других регионах России, апостиль проставляется в органах ЗАГС по месту выдачи документа. На копии документа выданного органами ЗАГСа, штамп «апостиль» проставляется в Федеральной регистрационной службе.

Вопрос:

На какие документы не ставится апостиль?

Ответ:

Штамп «апостиль» не ставится:

- на оригинале, копии или фотокопии паспортных документов, военного билета, трудовой книжки, пенсионной книжки, водительских прав, характеристик, резюме, профсоюзных билетов, разрешения на ношение оружия, свидетельства о регистрации транспортного средства (технический паспорт), нормативно-правовых актов;

- на оригиналы официальных документов, выданных государственными учреждениями бывших союзных республик входившими в состав СССР.

Вопрос:

Где можно ознакомиться с текстом Гаагской конвенции 1961 года?

Ответ:

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)

Государства, подписавшие настоящую Конвенцию, желая отменить требование дипломатической или консульской легализации иностранных официальных документов, решили заключить в этой связи Конвенцию и согласились с нижеследующими положениями:

Статья 1

Настоящая Конвенция распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. В качестве официальных документов в смысле настоящей Конвенции рассматриваются: а) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя; b) административные документы; c) нотариальные акты; d) официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса. Вместе с тем настоящая Конвенция не распространяется на: a) документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами; b) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Статья 2

Каждое из договаривающихся государств освобождает от легализации документы, на которые распространяется настоящая Конвенция и которые должны быть представлены на его территории. Под легализацией в смысле настоящей Конвенции подразумевается только формальная процедура, используемая дипломатическими или консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Статья 3

Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление предусмотренного статьей 4 апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен. Однако выполнение упомянутой в предшествующем абзаце функции не может быть потребовано, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами, отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.

Статья 4

Предусмотренный в первом абзаце статьи 3 апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом; он должен соответствовать образцу, приложенному к настоящей Конвенции. Однако он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть дан на французском языке.

Статья 5

Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Статья 6

Каждое договаривающееся государство назначает, с учетом их официальных функций, те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, предусмотренного в первом абзаце статьи 3. Оно уведомляет об этом назначении Министерство иностранных дел Нидерландов в момент сдачи на хранение своей ратификационной грамоты или грамоты о присоединении, или заявлении о распространении действия. Оно уведомляет Министерство также о любом изменении в назначении этих органов.

Статья 7

Каждый из указанных органов, назначенных в соответствии со статьей 6, должен вести книгу записей или карточку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом: а) порядковый номер и дату проставления апостиля; b) фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов - указание органа, поставившего печать или штамп. По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.

Статья 8

Если между двумя несколькими договаривающимися государствами заключены договор, конвенция или соглашение, в которых содержатся положения, требующие определенных формальностей для удостоверения подписи, печати или штампа, настоящая Конвенция предусматривает отход от этих положений лишь в том случае, если указанные в них формальности являются более строгими, чем формальность, предусмотренная в статьях 3 и 4.

Статья 9

Каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда настоящая Конвенция предусматривает освобождение от таковой.

Статья 10

Настоящая Конвенция открыта для подписания государствами, представленными на девятой сессии Гаагской конференции по международному частному праву, а также Ирландией, Исландией, Лихтенштейном и Турцией. Она подлежит ратификации, и ратификационные грамоты сдаются на хранение в Министерство иностранных дел Нидерландов.

Статья 11

Настоящая Конвенция вступает в силу на шестидесятый день после сдачи на хранение третьей ратификационной грамоты, предусмотренной во втором абзаце статьи 10. Для каждого подписавшего Конвенцию государства, ратифицировавшего ее позже, она вступает в силу на шестидесятый день после сдачи на хранение его ратификационной грамоты.

Статья 12

Любое государство, о котором не идет речь в статье 10, может присоединиться к настоящей Конвенции после ее вступления в силу согласно первому абзацу статьи 11. Документ о присоединении сдается на хранение в Министерство иностранных дел Нидерландов. Присоединение действительно лишь в отношениях между присоединяющимся государством и договаривающимися государствами, которые не выскажут возражения против этого в течение шести месяцев после получения уведомления, предусмотренного в пункте "d" статьи 15. Уведомление о таком возражении направляется в Министерство иностранных дел Нидерландов. Конвенция вступает в силу между присоединяющимся государством и государствами, не выдвинувшими возражения против присоединения, на шестидесятый день после истечения шестимесячного срока, указанного в предшествующем абзаце*.

Статья 13

В момент подписания, ратификации или присоединения любое государство может заявить, что настоящая Конвенция распространяется на все территории, которые оно представляет на международном уровне, либо на одну или некоторые из этих территорий. Это заявление считается действительным с момента вступления в силу Конвенции для данного государства. В дальнейшем Министерство иностранных дел Нидерландов уведомляется о любом подобном распространении действия. Если заявление о распространении действия сделано государством, подписавшим и ратифицировавшим Конвенцию, последняя вступает в силу в отношении указанных в нем территорий в соответствии с положениями статьи 11. Если заявление о распространении сделано государством, присоединившимся к Конвенции, последняя вступает в силу в отношении указанных в нем территорий в соответствии с положениями статьи 12.

Статья 14

Настоящая Конвенция действует в течение пяти лет, начиная с даты ее вступления в силу в соответствии с первым абзацем статьи 11, в том числе и в отношении государств, которые ратифицируют ее или присоединяются к ней впоследствии. Если Конвенция не будет денонсирована, ее действие продевается с молчаливого согласия сторон на каждые последующие пять лет. Министерство иностранных дел Нидерландов уведомляется о денонсации не менее чем за шесть месяцев до истечения пятилетнего срока. Денонсация может ограничиваться некоторыми из территорий, на которые распространяется действие Конвенции. Денонсация имеет силу только в отношении государства, которое уведомляет о ней. Конвенция остается в силе в отношении других договаривающихся государств.

Статья 15

Министерство иностранных дел Нидерландов уведомляет государства, упомянутые в статье 10, а также государства, присоединившиеся в соответствии с положениями статьи 12: а) об уведомлениях, упоминаемых во втором абзаце статьи 6; b) о подписаниях и ратификациях, упоминаемых в статье 10; c) о дате вступления в силу настоящей Конвенции в соответствии с положениями первого абзаца статьи 11; d) о присоединениях и возражениях, упоминаемых в статье 12, и о дате вступления в силу присоединения; e) о распространении действия, упоминаемом в статье 13, и о дате его вступления в силу; i) о денонсациях, упоминаемых в третьем абзаце статьи 14.

В удостоверение чего нижеподписавшиеся, должным образом уполномоченные, подписали настоящую Конвенцию.

Совершено в г. Гааге 5 октября 1961 года на французском и английском языках (в случае расхождения между текстами преимущество отдается французскому тексту), в единственном экземпляре, который сдается на хранение в архивы Правительства Нидерландов и заверенная копия которого направляется по дипломатическим каналам каждому государству, представленному на девятой сессии Гаагской конференции по международному частному праву, а также Ирландии, Исландии, Лихтенштейну и Турции.

Вопрос:

Как выглядит штамп «апостиль»?

Ответ:

Апостиль представляет из себя квадратный штамп, проставленный как правило в центре страницы. Отличительной особенностью апостиля является следующая надпись:

APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

Вопрос:

Какие дополнительные документы необходимо предоставить для проставления штампа «апостиль»?

Ответ:

Документы необходимые для проставления апостиля.

В соответствии с п. 34 Административного регламента государственной функции по проставлению апостиля необходимо представить:

• заявление о проставлении апостиля на официальном документе;
• документ, удостоверяющий личность;
• официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции, исходящий от органа государственной власти, органа местного самоуправления, физического или юридического лица, нотариально удостоверенный в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
• документ об уплате государственной пошлины в размере 300 рублей за каждый документ.

Вопрос:

Существуют ли у государственных органов основания для отказа в проставлении апостиля?

Ответ:

Безусловно, существуют.

Основания для отказа в проставлении апостиля.

В соответствии с п. 65 Административного регламента государственной функции по проставлению апостиля отказ в проставлении апостиля выносится в случае:

• если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;
• если на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству РФ является обязательным;
• если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления на официальном документе не соответствуют имеющимся в Федеральной регистрационной службе (ее территориальном органе) образцам;
• если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Отказ может выноситься как в устной, так и в письменной форме. Причем письменная форма предусмотрена, только в случае требования со стороны заявителя.

Вопрос:

Где можно ознакомиться со списком стран-участниц Гаагской конвенции 1961 года?

Ответ:

Список стран-участниц Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года